Beni Archivistici

    L'autorizzazione per il prestito di beni archivistici per mostre ed esposizioni sul territorio nazionale o all’estero rientra nelle competenze di tutela attribuite in via esclusiva al Ministero per i beni e le attività culturali, art. 48 del d. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio).
    Pertanto, i proprietari o detentori di archivi o singoli documenti (Stato, enti pubblici, privati il cui archivio è stato dichiarato di interesse storico particolarmente importante) che intendono esporre in mostra beni archivistici, dovranno rivolgersi alla competente Soprintendenza archivistica e bibliografica per ottenere la relativa autorizzazione almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione (art. 48, comma 2).
    Nella richiesta dovrà essere illustrato il progetto scientifico della mostra e indicati il titolo, la durata e il luogo in cui verrà realizzata l’esposizione e dovrà essere specificata l’assicurazione “da chiodo a chiodo” dei documenti per i quali si chiede l’autorizzazione.

    Dovranno, inoltre, essere indicati nella domanda:

  • l’elenco dei documenti che si intendono esporre con la loro descrizione dettagliata;
  • il responsabile della custodia dei beni che si richiedono in prestito;
  • il valore assicurativo di ciascun documento;
  • le condizioni ambientali e di sicurezza del locale in cui saranno temporaneamente ospitati i beni archivistici;
  • riproduzione fotografica dei documenti destinati all’esposizione.

Al termine della manifestazione il proprietario o detentore dei documenti esposti dovrà comunicare l’avvenuto rientro dei medesimi nella loro sede di conservazione.

 

Mostre o manifestazioni in Italia

    L’autorizzazione sarà concessa dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica, in quanto la funzione è stata delegata dalla Direzione generale archivi ai Soprintendenti archivistici e bibliografici con decreto dirigenziale del 6 luglio 2010, n. 250 (art. 1b).
    La richiesta di autorizzazione al prestito va indirizzata, almeno 4 mesi primadell’inizio della manifestazione, a:

Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Lazio
sab-laz@beniculturali.it
Via del Porto, 13
00153 Roma

 

Mostre o manifestazioni all’estero

    I proprietari di beni archivistici che intendono richiedere l’uscita temporanea di documenti per mostre o manifestazioni fuori del territorio della Repubblica dovranno rivolgersi alla Soprintendenza archivistica e bibliografica che provvederà a trasmettere alla Direzione generale archivi la richiesta in questione unitamente al proprio parere. Questa dovrà decidere se autorizzare il prestito valutando l’importanza scientifica della mostra, gli eventuali rischi per la conservazione del bene e, per quel che riguarda i beni statali, anche le esigenze di fruizione pubblica. Una volta ottenuta l’autorizzazione della Direzione generale, la Soprintendenza autorizzerà, a sua volta, l’Ufficio esportazione a rilasciare l’attestato di circolazione temporanea richiesto dall’ente organizzatore (artt. 48, 66, 71, 74).

     L’uscita temporanea dei beni non appartenenti allo Stato o alle amministrazioni pubbliche è garantita mediante cauzione (polizza fideiussoria emessa da una banca o da una società di assicurazione) per un importo superiore al dieci per cento del valore di ciascun documento.
    Per l'autorizzazione all’uscita temporanea (art. 66) di documenti per manifestazioni, mostre ed esposizioni all'estero è imprescindibile il riconoscimento, da parte del Ministero, dell'alto interesse culturale dell'evento e la garanzia dell'integrità e sicurezza del bene.
    Per mostre, esposizioni ed altre manifestazioni che si tengano al di fuori dal territorio dell'Unione europea, è necessaria, in applicazione della normativa comunitaria (regolamento CEE n 3911/92, art. 2), oltre all'attestato di circolazione temporanea, una licenza di esportazione temporanea dei documenti, rilasciata dall'Ufficio esportazione, valida sei mese.