L'outsourcing è il processo di esternalizzazione parziale o completo dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali, che ha come obiettivo una maggiore efficienza e qualità del servizio.
In caso di affidamento all’esterno e conseguente trasferimento di beni archivistici di enti pubblici o dichiarati di interesse storico particolarmente importante, la normativa vigente impone la preventiva autorizzazione della Soprintendenza competente, ai sensi dell'art. 21, c. 1 lettera e), del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, Codice dei beni culturali e del paesaggio.
La disposizione si applica anche all’affidamento e al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell’ottica della conservazione permanente sia del singolo documento che del contesto archivistico.
Nella richiesta di autorizzazione dovranno essere indicati tutti quegli elementi necessari all’espletamento della tutela e della vigilanza da parte della Soprintendenza: motivi e modalità del trasferimento, la ragione sociale della ditta specializzata affidataria, l’indirizzo di destinazione dei beni, le caratteristiche dei locali di deposito, la descrizione delle tipologie documentarie oggetto del trasferimento, l’elenco di consistenza delle medesime.
Dovranno inoltre essere allegate le piante dei locali, gli elaborati grafici e ogni certificazione relativa agli impianti presenti (rilevazione fumi, antincendio, antintrusione, condizionamento, e così via).
La Soprintendenza, infatti, verifica l’idoneità di sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di archivi di enti pubblici e di archivi privati dichiarati di notevole interesse storico.
I soggetti della Pubblica amministrazione che dovessero avvalersi di un servizio di outsourcing, dovranno porre particolare attenzione al rispetto della normativa in vigore per l’accesso alla documentazione corrente (legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modifiche ed integrazioni, Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi), la protezione dei dati personali e la consultabilità a fini storici degli atti conservati negli archivi (d.lgs. 42/2004 e successive modifiche ed integrazioni). Dovranno inoltre essere rispettate tutte le norme e le linee guida sulla formazione, archiviazione e trasmissione dei documenti informatici, sulla gestione dei documenti e la registrazione di protocollo (decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, e decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modifiche ed integrazioni, Codice dell’amministrazione digitale)
