Termine del procedimento: 90 giorni, ex d.p.c.m. 231/2010
Gli enti pubblici e i soggetti privati, per il prestito sul territorio nazionale di beni librari loro appartenenti, devono chiedere l’autorizzazione alla Soprintendenza archivistica e bibliografica.
Di norma, l'esposizione può essere autorizzata per un massimo di 90 giorni al fine di ridurre al minimo il degrado dei documenti determinata dall'esposizione stessa. La richiesta deve pervenire alla Soprintendenza con un anticipo di almeno quattro mesi rispetto all’inizio della mostra, come previsto dall’ art. 48, c. 2, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio.
La documentazione da inviare alla Soprintendenza è la seguente:
- richiesta da parte dell’istituto organizzatore della mostra, nella quale si dovrà indicare il responsabile della custodia dei beni (art. 48, c. 2, d.lgs. 42/2004) e garantire le seguenti condizioni di conservazione e sicurezza;
- riproduzione di tutti i documenti da esporre mediante scansione o fotografia, prima della loro partenza dalla sede di conservazione;
- vigilanza permanente nella sede di esposizione;
- adeguati sistemi di prevenzione ed estinzione degli incendi;
- controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50/60 %);
- temperatura tra 16° e 20° C;
- illuminazione artificiale indiretta intorno ai 50 lux;
- esposizione dei documenti in teche con vetri antisfondamento ed oscurati assicurando il ricambio dell’aria;
- allestimento privo di qualsiasi elemento (chiodi, puntine da disegno, nastro adesivo o collanti) che possa danneggiare i beni.
Alla richiesta di autorizzazione al prestito, da trasmettere a mezzo pec, si devono allegare i seguenti documenti:
- Lettera di consenso al trasferimento dei beni da parte dell’istituto prestatore/ possessore (se diverso da quello organizzatore);
- Scheda movimento bene culturale da compilare per ogni singola opera;
- Progetto scientifico della mostra;
- Facility Report, il documento in cui sono descritti le condizioni espositive e le istallazioni di sicurezza, redatto sul modello predisposto dalla Fondazione Scuola del Patrimonio;
- Fotografie a campione dei volumi da esporre;
- Polizza assicurativa da chiodo a chiodo, con formula “all risks included” che copra anche il furto con destrezza.
Il rilascio dell’autorizzazione è subordinato all’assicurazione dei beni da parte del richiedente, per il valore indicato nella domanda, come previsto dall’art. 48, c. 3, del d.lgs. 42/2004. Al termine dell'evento, deve essere trasmesso alla Soprintendenza il riscontro dell’avvenuta ricollocazione dei beni nei fondi librari di provenienza e di eventuali danni o perdite subiti dalle stesse.
A seguito di indicazioni della Direzione generale Biblioteche e diritto d’autore - Servizio I (Circ. n.7561 del 18/05/2021) si ricorda che per quanto riguarda opere di elevato valore assicurativo (pari o superiore a Euro 300.000,00) la Biblioteca deve essere in possesso di una copia di sicurezza ad alta definizione.
