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Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio

La procedura per il prestito in Italia

La procedura per il prestito in Italia

Gli enti pubblici e i soggetti privati, per il prestito sul territorio nazionale di beni archivistici e librari loro appartenenti, devono chiedere l’autorizzazione della Direzione generale Archivi o alla Direzione generale Biblioteche e Diritto d’autore (art.48, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42Codice dei beni culturali e del paesaggio), il cui rilascio è delegato al Soprintendente per effetto del decreto del Ministero per i beni e ele attività culturali 6 luglio 2010, Delega di attribuzioni ai Soprintendenti archivistici.

Di norma, l'esposizione può essere autorizzata per un massimo di 90 giorni al fine di ridurre al minimo il degrado dei documenti determinata dall'esposizione stessa. La richiesta deve pervenire alla Soprintendenza archivistica con un anticipo di almeno quattro mesi rispetto all’inizio della mostra, come previsto dal d.lgs. 42/2004, art. 48, c. 2. 

La richiesta per il rilascio dell’autorizzazione dovrà:

  • descrivere ciascuna delle opere, indicando il responsabile della sua custodia (d.lgs. 42/2004, art. 48, cc.. 2 e 4) ed il valore per cui sarà assicurata;
  • consentire una valutazione del valore scientifico della mostra, sulla base delle "Linee guida per il rilascio delle autorizzazioni al prestito delle opere d’arte" (emanate con decreto ministeriale 29 gennaio 2008, in applicazione dell’art. 48, c. 3, del d.lgs..42/2004);
  • garantire le seguenti condizioni di conservazione e sicurezza:
    • riproduzione di tutti i documenti da esporre mediante scansione o fotografia, prima della loro partenza dall'archivio;
    • vigilanza permanente nella sede di esposizione;
    • adeguati sistemi di prevenzione ed estinzione degli incendi;
    • controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50-60 %);
    • temperatura tra 16°-20° C;
    • illuminazione artificiale indiretta intorno ai 50 lux;
    • esposizione dei documenti in teche con vetri antisfondamento ed oscurati assicurando il ricambio dell’aria;
    • allestimento privo di qualsiasi elemento (chiodi, puntine da disegno, nastro adesivo o collanti) che possa danneggiare i pezzi archivistici;
    • illuminazione fredda in caso di riprese fotografiche, cinematografiche o televisive.

Alla richiesta di autorizzazione al prestito, da trasmettere a mezzo PEC, si devono allegare i seguenti documenti:

  • Elenco dei beni prestati con descrizione del singolo bene, indicazione del responsabile della custodia e valore assicurativo;
  • Progetto scientifico della mostra;
  • Facility Report, il documento in cui sono descritti le condizioni espositive e le istallazioni di sicurezza, redatto sul modello predisposto dalla Fondazione Scuola del Patrimonio;
  • Polizza assicurativa da chiodo a chiodo, con formula “all risks included” che copra anche il furto con destrezza.

Il rilascio dell’autorizzazione è subordinato all’assicurazione dei beni da parte del richiedente, per il valore indicato nella domanda, come previsto dall’art.48, c. 3, del d.lgs. 42/2004. Al termine dell'evento, deve essere trasmesso alla Soprintendenza il riscontro dell’avvenuta ricollocazione dei beni nei fondi archivistici e librari di provenienza e di eventuali danni o perdite subiti dalle stesse.

Il procedimento di autorizzazione al prestito per mostre ed esposizioni in Italia e all'estero si conclude entro 90 giorni dall’istanza (decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 dicembre 2010, n. 271)



Ultimo aggiornamento: 20/03/2024