Tutti i progetti relativi alle sedi di archivi e biblioteche devono essere valutati e autorizzati dalla Soprintendenza entro il tempo massimo di 120 giorni, come indicato dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 dicembre 2019, n. 169, Regolamento di organizzazione del Ministero (della cultura), degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance.
Caratteristiche generali degli edifici destinate a conservare archivi e biblioteche
Per quanto riguarda i criteri di scelta del luogo dove è opportuno si collochi l'edificio, è consigliabile evitare:
- zone a rischio di allagamento o soggette a smottamenti del terreno;
- luoghi vicini a strutture a rischio di incendi o di esplosioni;
- zone contigue a fabbriche o impianti che emettano gas nocivi, fumi o polveri.
Per gli edifici di nuova progettazione va rispettata la normativa vigente, con particolare attenzione alle caratteristiche statiche, in funzione della quantità e della densità del materiale archivistico che vi sarà concentrato. La dimensione dei depositi archivistici va commisurata non solo alla quantità di materiale già esistente, ma anche in previsione dei futuri incrementi.
La redazione del progetto, effettuata da tecnici specialisti del settore, non può prescindere dalla collaborazione di archivisti esperti. Nella fase di progettazione di una sede di archivio e/o biblioteche, oltre alla predisposizione di depositi conformi alla normativa, è necessario identificare gli spazi che saranno allestiti adeguatamente per consentire la consultazione dei materiali da parte del personale esterno e degli utenti esterni.
Considerato il costante aumento di eventi idrogeologici e metereologici estremi, è preferibile evitare la conservazione di materiale cartaceo in locali seminterrati o sotterranei, in quanto facilmente soggetti ad allagamenti e infiltrazioni. Nel caso si utilizzassero locali che si trovano a una quota inferiore (anche solo in parte) a quella del terreno posto in aderenza all'edificio, è bene non riporre materiale negli scaffali più vicini al pavimento, al fine di evitare danni da acqua. In ogni caso, gli scaffali devono essere rialzati di 15-20 cm dal pavimento.
Adeguamento strutturale e funzionale di edifici già esistenti
Anche in questo caso l'accertamento dell'idoneità statica dell'immobile è l'elemento prioritario, che deve essere verificato da parte di ingegneri strutturisti; l'immobile deve inoltre garantire la possibilità di accogliere gli incrementi di documentazione previsti per un congruo numero di anni. Va eseguita una verifica della copertura per escludere infiltrazioni dall'alto. L'edificio deve essere protetto contro le scariche atmosferiche.
La Soprintendenza archivistica e bibliografica del Piemonte e della Valle d’Aosta ha pubblicato nel 2001 un documento sulle caratteristiche e sui requisiti delle sedi d’archivio.
