La gestione dei documenti informatici costituisce un aspetto cruciale nel processo di digitalizzazione delle amministrazioni pubbliche. Essa può creare le condizioni per una reale innovazione nei processi e nei servizi ai cittadini, senza trascurare le garanzie giuridiche e di accesso civico a beneficio della collettività.
E’ pertanto essenziale il supporto di una solida cultura archivistica all’interno degli enti: ciascuna amministrazione deve istituire il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, diretto da un dirigente o un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali di tipo tecnico archivistico, ai sensi dell'art. 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
La Soprintendenza fornisce assistenza agli enti pubblici nella formazione degli strumenti archivistici (piani di classificazione, fascicolazione, conservazione dei documenti, manuali di gestione e di conservazione) nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e gestione della documentazione ai sensi dell’art. 44, c. 2, lett. h), del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 2 dicembre 2019, n.169, Regolamento di organizzazione del Ministero (della cultura), degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance.
Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale, nel 2020 e riviste nel 2021 (vedi box), mettono in evidenza le interdipendenze funzionali tra le varie fasi della gestione documentale, dal momento della formazione alle procedure di selezione per lo scarto o per la conservazione permanente. Le Linee Guida AgID stabiliscono procedure e strumenti da adottare in sede di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. I sei allegati approfondiscono temi quali i formati, i metadati, la certificazione di processo, la comunicazione di documenti amministrativi protocollati. Completano le Linee Guida il Glossario e gli Standard per la gestione documentale.
Progettare, utilizzare e conservare nella propria organicità un sistema documentale significa governare l’intero ciclo di vita del documento amministrativo che, nel contesto digitale, risulta molto più breve delle tradizionali fasi dell’ambiente analogico, richiedendo attività di pianificazione e controllo più stringenti.
