Termine del procedimento: 60 giorni, ex d.p.c.m. 271/2010
Con l’espressione “scarto bibliografico” si intende una fase delicata e necessaria del processo di gestione e sviluppo delle collezioni librarie di una biblioteca, affinché questa risponda efficacemente ai diversi e complessi bisogni dell’utente, tra i quali: studio, ricerca, lettura, insegnamento, formazione, alfabetizzazione.
Tale fase individua il materiale bibliografico da eliminare, tra quello deteriorato in misura tale da renderne impossibile la fruizione, e che sia presente in almeno una copia sostitutiva (anastatica, in fotoriproduzione o digitale, ed è fondamentale la collaborazione attiva di quanti propongono lo scarto della risorsa nel ricercare altri esemplari dell’opera sul territorio regionale o almeno nazionale), e che sia incoerente con la mission e le collezioni stesse della biblioteca.
La procedura per l’autorizzazione allo scarto è la seguente:
- La biblioteca deve inviare formale richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza;
- La richiesta deve essere corredata dal verbale del direttore della biblioteca dal quale emergano le motivazioni che inducono allo scarto, coerenti con le caratteristiche specifiche della biblioteca e delle sue raccolte;
- Alla richiesta deve essere allegato l'elenco dei beni bibliografici che si intendono scartare. L’elenco dovrà esser redatto utilizzando il modello in allegato o comunque dovrà contenere varie voci (titolo, autore, luogo di edizione, anno di edizione, codice ISBN o ISSN, numero di inventario, collocazione, motivazione dello scarto e riscontro della presenza in OPAC nazionale e locale).
Per i periodici si dovrà indicare anche la consistenza (in termini di annate, volumi, fascicoli).
Apposito elenco a parte andrà predisposto per i materiali audiovisivi, specificandone il supporto (DVD, VHS, CD, CD-ROM).
Si ricorda che, come stabilito dall'art. 20, c. 4, legge 7 agosto 1990, n. 241, Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi, non è in nessun caso applicabile la norma del silenzio-assenso. L'autorizzazione allo scarto di materiale librario deve essere fornita esplicitamente e formalmente.
La Soprintendenza archivistica e bibliografica ha facoltà di effettuare in qualsiasi momento verifiche dirette sul materiale di cui si propone lo scarto e di effettuare ispezioni ai sensi dell’art. 19, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio
Al fine di rendere omogenea la procedura di scarto di materiale bibliografico da parte delle Biblioteche non statali, sono state elaborate le seguenti Linee guida e la relativa modulistica.
L'adozione delle Linee guida è stata autorizzata dalla Direzione generale Biblioteche con nota prot. n. 19240 del 31 ottobre 2019.
