La normativa vigente stabilisce che "opere e lavori di qualunque genere" riguardanti gli archivi o i singoli documenti soggetti a tutela debbano essere autorizzati preventivamente dalla Soprintendenza archivistica, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 21, c. 4.
Il soggetto detentore dell’archivio è pertanto tenuto a richiedere l’autorizzazione all'esecuzione di qualsiasi intervento rilevante per l'integrità dell’archivio o del documento, previa presentazione di un progetto completo di tutti i dati ed elaborati preliminari necessari (art. 21, c. 5 del d.lgs. 42/2004).
Si elencano di seguito le attività più ricorrenti soggette ad autorizzazione:
- censimenti, riordinamenti, schedatura e inventariazione finalizzati a elaborare strumenti di descrizione e di ricerca
- scarto
- spostamento e trasferimento ad altre persone giuridiche
- condizionamento
- digitalizzazione
- restauro
- prestito per mostre ed esposizioni
La Soprintendenza accerta la competenza e i titoli delle professionalità incaricate di eseguire gli interventi e può prescrivere disposizioni vincolanti per l’esecuzione del progetto, verificandone al termine la corretta esecuzione.
Gli interventi tassativamente vietati sono quelli che possono provocare la distruzione o il deterioramento del bene culturale e che ne pregiudicano la conservazione nel tempo; è fatto esplicito divieto di smembrare gli archivi sottoposti a tutela, che devono conservare la loro integrità e la loro struttura anche in caso di spostamenti di sede o di trasferimenti di proprietà (art. 20 del predetto Codice).
La procedura di autorizzazione ad effettuare interventi
La richiesta di autorizzazione all'intervento va rivolta alla Soprintendenza archivistica e bibliografica dal titolare dell'archivio. Per permettere una valutazione, alla richiesta va allegata la relazione progettuale o, comunque, una descrizione dell'intervento che ci si propone di eseguire.
Il provvedimento di autorizzazione viene emesso dalla Soprintendenza entro 120 giorni dalla ricezione della richiesta. Tale termine viene sospeso nel caso in cui la Soprintendenza debba chiedere chiarimenti sull'operazione in progetto o integrazioni alla documentazione presentata.
Una volta autorizzato l'intervento possono essere disposti sopralluoghi, sia in corso d'opera sia a lavoro concluso, per verificare la correttezza tecnica e l'esito delle operazioni. La Soprintendenza presta ogni collaborazione al fine di risolvere i problemi che insorgano durante l'esecuzione.
Su richiesta del titolare dell'archivio la Soprintendenza può attestare la regolare esecuzione del lavoro.
Contributi
E' possibile richiedere in base all'art. 35 d.lgs. 42/2004 contributi per la realizzazione di interventi di riordinamento o di restauro di documentazione archivistica. Nel caso la documentazione sia conservata da privati, essa deve essere dichiarata di interesse culturale particolarmente importante.
